Le dépôt des comptes annuels

Chaque année, l’entreprise doit effectuer un dépôt de comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dont elle dépend. Il s’agit d’une démarche obligatoire pour certaines entreprises.

À l’inverse de ce que pensent certains, le refus d’approbation des comptes annuels a peu d’impact sur une entreprise : celle-ci continue d’exister de manière normale. Dans ce guide, nous vous dirons tout ce qu’il y a à savoir sur le dépôt des comptes annuels.

A découvrir également : Manque de motivation en entreprise : comment le détecter et le gérer ?

Qu’est-ce que le dépôt des comptes annuels

Le depot des comptes annuels est une obligation légale à laquelle doivent se conformer certaines catégories de sociétés. Il a pour objectif de témoigner de la situation économique et financière et donc, de la solvabilité d’une entreprise. Le dépôt est effectué tous les ans en fin d’exercice social et permet notamment de faire une évaluation sur le long terme du développement de la société.

Ce dépôt donne lieu à une formalité de publication au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) : à partir de l’enregistrement, toutes les informations relatives au document déposé sont accessibles au grand public.

A lire également : Horaires du 3244, le Service Client Free

De manière légale et par principe, chacun doit être en mesure de se tenir informé sur l’actualité de l’entreprise : concurrents, fournisseurs, banquiers, clients, autorités judiciaires… En termes de fiscalité, vous pouvez consulter l’article 293b du cgi.

Les sociétés concernées

Les entreprises suivantes sont tenues de déposer leurs comptes annuels :

• Les entreprises par actions SAS, SA, SASU et SCA
• Les SARL et les EURL
• Les SNC
• Les SEL-Société d’exercice libéral : SELAFA, SELARL, SELAS, SELCA,
• Les entreprises commerciales dont le siège se trouve à l’étranger et dont une succursale est en France ;
• Les entreprises coopératives agricoles et unions coopératives agricoles à partir de certains seuils ;
• Les entreprises européennes-SE-dont le siège social est présent en France

Les chefs d’entreprise individuels-outre l’EIRL-ne sont pas obligées de faire le dépôt de leurs comptes annuels.

À propos de la limitation de la publication des comptes annuels

Les TPE et micro-entreprises sont cependant en droit de limiter la publication de leurs comptes annuels, à certaines conditions. Nous vous conseillons à cet effet de jeter un œil à la déclaration de confidentialité.

• La micro-entreprise ou TPE n’est la propriété d’aucun groupe d’entreprises.
• La micro-entreprise a activité commerciale.
• Le bilan total d’une micro-entreprise ne doit pas dépasser les 350 000 euros. Aussi, celle-ci ne doit pas avoir un chiffre net de 700 000 euros, ni un effectif maximum de 9 employés.
• La TPE quant à elle est tenue de ne pas dépasser 4 millions d’euros en bilan total, ni d’avoir un effectif maximum de 50 employés, ni un chiffre d’affaires net de 8 millions d’euros.
• La politique de confidentialité ne porte que sur le compte des résultats.

Les sociétés qui ne peuvent pas profiter du dépôt des comptes

Les entreprises qui ne sont pas à même de jouir du dépôt des comptes sont :

• Les entreprises qui font partie d’un groupe ;
• Les instituts de d’assurance et les entreprises de crédit,
• Les sociétés dont l’activité consiste à gérer des valeurs immobilières (holding) et des titres de la participation.

La réalisation du dépôt des comptes annuels

L’approbation des comptes

Comme il est mentionné plus haut, la première démarche pour les entreprises à plusieurs associés est la tenue d’une assemblée générale ordinaire d’approbation des comptes chaque année. Elle réunit tous les partenaires ou investisseurs en fonction de la forme de l’entreprise, et ce, en l’espace de 6 mois selon la clôture de l’exercice social. L’assemblée approuve les comptes annuels, et prend des initiatives en lien avec la distribution des dividendes et l’affectation du résultat.

En ce qui concerne les entreprises uniques-EURL et SASU, l’initiative d’approbation des comptes vient en remplacement de l’assemblée. A partir de l’approbation, vous devrez procéder au dépôt des comptes :

• Soit de façon directe au niveau des greffes du tribunal de commerce dont l’entreprise dépend dans un délai de 1 mois,
• Soit dans un délai de 2 mois dans le cas où le dépôt serait réalisé par voie électronique (en ligne).

Les documents à fournir

Chacun des documents obligatoires doit être déposé en une copie certifiée conforme par le représentant légal de l’entreprise. Ces derniers constituent un dossier avec :

• Les comptes annuels sont composés des documents ci-dessous :
• Le bilan,
• Le compte de résultat
• L’annexe

Si nécessaire, il vous sera demandé le rapport du commissaire au compte, avec d’éventuelles observations si modifications de l’assemblée sur les comptes annuels.

Aussi, on compte parmi les composants des comptes annuels, le procès-verbal de l’assemblée générale d’approbation des comptes. Celui-ci contient la proposition d’affectation ainsi que la résolution votée de l’affectation du résultat.

NB : dans le cas où il s’agirait de sociétés à actionnaire unique, alors le dépôt de l’inventaire et le dépôt des comptes signés seront suffisants, car, ils valent en tant qu’approbation des comptes.

Pour les SA, il faudra fournir les comptes consolidés

Avec par ailleurs pour les autres sociétés par actions :

• Un rapport portant sur la gestion du groupe pour les entreprises appartenant à un groupe ;
• Le rapport éventuel du commissaire au compte qui fait mention des comptes consolidés,
• Le rapport du conseil de surveillance (s’il existe),
• Pour les entreprises cotées, le rapport de gestion dans le cas de comptes consolidés.

La déclaration de confidentialité

Les TPE et micro-entreprises sont en mesure de limiter la publication de leurs comptes annuels via la déclaration de confidentialité. Cette dernière doit être déposée au niveau du greffe en même temps que les documents obligatoires ; le document doit juste être ajouté au dossier.

Le dépôt du dossier

En vue de réaliser le dépôt d’un dossier, trois options se présentent à vous :

• Déposer de manière directe auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise : un chèque de 46,96 euros devra être versé.
• Vous pouvez aussi envoyer via courrier, par lettre recommandée avec accusé de réception, il vous faudra en plus faire un chèque de 47,75 euros à l’endroit des greffes du tribunal de commerce dont vous êtes dépendant.
• De manière directe par voie électronique, sur le site infogreffe, pour la petite somme de 49,15 euros.

La dernière étape consiste à publier un avis au Bodacc, attestant de l’acte de dépôt. Elle est effectuée d’office, sauf déclaration de confidentialité.

Retard de dépôt de comptes annuels : les risques et les sanctions

Si le dépôt de vos comptes a pris du retard, alors l’entreprise sera relancée de manière régulière via des lettres de relances de la part des greffes du tribunal de commerce. Le président du tribunal en sera ensuite informé, et préparera une démarche d’injonction de dépôt des comptes sociaux sous astreintes, comme prévu par l’article L.232-24 du Code de commerce.

Ainsi, pour chaque jour de retard, une somme devra être versée au Trésor public comme dédommagement. Suite à un délai d’un mois, une enquête peut être ouverte. L’entreprise en défaut peut faire l’objet de lourdes sanctions et sera invitée à s’acquitter d’une amende comprise entre 1500 euros et 3000 euros.

Le refus d’approbation : aucune conséquence sur l’activité de l’entreprise

Le refus d’approbation des comptes annuels d’une entreprise est un cas assez rare en pratique. Il marque souvent la défiance des collaborateurs à l’égard des dirigeants sociaux et est susceptible de causer leur démission, voire leur révocation (sous certaines clauses).

Il peut également être le fruit d’un blocage juridique de l’entreprise, qui résulte de la « non-atteinte » de la majorité nécessaire pour l’adoption de la résolution d’approbation des comptes et d’affectation du résultat (désaccord entre les partenaires…).

Ceci étant, le refus n’a aucune influence négative sur l’entreprise. Celle-ci continuera de fonctionner et peut toujours exercer son activité. L’approbation des comptes initialement rejetée pourra intervenir plus tard, durant une prochaine assemblée (ou une initiative du collaborateur unique ultérieure).

Il est important de retenir que les partenaires ont la possibilité, sous certaines conditions d’apporter des modifications aux comptes pendant l’assemblée annuelle pour les approuver par la suite, en vue d’éviter tout refus.

Le dépôt au greffe du tribunal de commerce : une formalité toujours obligatoire

Quand la collectivité des partenaires (ou le collaborateur unique) n’accepte pas d’approuver les comptes, le chef d’entreprise ne doit pas procéder à leur dépôt au greffe du tribunal de commerce. Cependant, il est tout de même tenu de fournir à cette instance un exemplaire de la délibération de l’assemblée ou encore de la délibération du partenaire unique ; un extrait suffira. Celui-ci doit dans ce cas faire figurer la résolution en rapport avec le refus.

Pour cela, l’entrepreneur a le même délai que celui donné pour le dépôt des comptes. En d’autres termes, le dépôt doit se faire dans le mois qui suit le refus d’approbation. Si la transmission se fait par voie électrique (en ligne), le dirigeant jouit d’un délai supplémentaire (1 mois), ce qui porte le délai global du dépôt des comptes à deux mois.

Dans le cas où aucun dépôt n’est fait durant cette période au greffe du tribunal de commerce, une amende maximale de 1 500 euros peut être réclamée au chef d’entreprise, à titre personnel, c’est-à-dire non en tant que représentant légal. Si le dirigeant récidive, alors la somme de l’amende peut doubler (3000 euros).

Notez que les comptes refusés ne peuvent pas faire l’objet d’approbation par la suite. Le résultat non approuvé demeure en instance d’affectation. En réalité, à défaut d’approbation, il ne pourra pas être réparti. Il sera donc impossible de le distribuer et d’effectuer le versement de dividendes.