Comment préparer une plainte auprès d’un service clientèle ?

Si vous n’êtes pas satisfait d’un produit ou d’un service, il est important de le faire savoir à l’entreprise. La meilleure façon de le faire est d’écrire une lettre de réclamation au service clientèle. Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils sur la façon de préparer une réclamation…

Avant de commencer..

Avant de vous asseoir pour rédiger votre lettre de réclamation, il y a plusieurs choses à faire pour vous préparer. Tout d’abord, assurez-vous que vous disposez de tous les faits. Cela signifie que vous devez rassembler tous les documents relatifs à l’achat, tels que les reçus, les courriels ou les informations sur la garantie. Le fait d’avoir ces documents à portée de main vous permettra d’étayer vos arguments et de soutenir vos revendications, surtout si vous décidez d’appeler le service concerné afin d’avoir de plus amples renseignements ! Pour trouver très rapidement le numéro de téléphone d’une marque, cliquez sur ce lien. 

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Commencez par une formule de politesse professionnelle

Commencez votre lettre en l’adressant au service clientèle en utilisant une formule de salutation formelle telle que « Madame ou Monsieur » ou « A qui de droit » Si vous connaissez le nom de la personne qui lira votre lettre. Par exemple, si vous lui avez déjà parlé au téléphone, vous pouvez utiliser le nom de cette personne dans la formule de salutation.

Indiquez votre objectif dès le début de la lettre

Le paragraphe d’introduction de votre lettre doit énoncer son objectif de manière claire et concise. Par exemple : « Je vous écris pour me plaindre de la mauvaise qualité du produit XYZ que j’ai acheté dans votre magasin. » En indiquant votre objectif dès le début, vous vous assurez que le représentant du service clientèle comprend tout de suite de quoi il s’agit.

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Soyez précis sur ce qui n’a pas fonctionné

Après avoir énoncé l’objet de votre lettre, expliquez plus en détail le problème spécifique que vous rencontrez et pourquoi il vous dérange. Par exemple : « Je m’attendais à ce que le produit XYZ dure plus longtemps » ou « J’ai été très déçu lorsque j’ai ouvert mon produit XYZ et que j’ai constaté qu’il était endommagé ». Plus vous serez précis sur ce qui n’a pas fonctionné et sur la façon dont cela vous affecte, plus vous aurez de chances d’obtenir la résolution du problème en question… 

Demandez poliment une solution ou un remboursement

Après avoir expliqué ce qui n’a pas fonctionné et pourquoi c’est inacceptable, terminez votre lettre en demandant poliment une solution ou un remboursement. Par exemple : « J’apprécierais que vous me fassiez parvenir un produit de remplacement dès que possible » ou « Étant donné que je ne suis pas satisfait du produit XYZ reçu, je souhaite un remboursement complet. » 

En prenant le temps de préparer et de rédiger une lettre de réclamation efficace, vous augmenterez vos chances d’obtenir les résultats escomptés. Nous vous conseillons de contacter l’entreprise dans un premier temps pour connaître la procédure de réclamation précise.